Evaluering av en organisasjonsmodell med faggrupper ved Institutt for informasjonsteknologi

Sammendrag

Senter for profesjonsforskning ble engasjert til å evaluere Institutt for informasjonsteknologi sin organisasjonsmodell med faggrupper, implementert i 2020. Fram til da hadde instituttleder personalansvaret for to tredeler av de ansatte, mens den resterende tredelen var skilt ut som en egen enhet hvor personalansvaret lå på en studieleder i 50% stilling. Den nye modellen endret den vertikale organisasjonslinjen til en struktur med fem faggrupper.

Evalueringsbeskrivelsen nevnte følgende temaer:

• Struktur: hensiktsmessigheten ved dagens organisering
• Lederkapasitet: ledelsen av faggruppene
• Konsekvenser for måloppnåelse nå og i fremtiden

Evalueringen skal gi et kunnskapsgrunnlag for instituttets diskusjoner om disse temaene.

Det empiriske datagrunnlaget i evalueringen har bestått av:

• Et nettbasert spørreskjema til de ansatte, utformet for å samle inn data om erfaringer med og synspunkter på dagens modell
• Intervjuer med nøkkelinformanter, særlig nåværende og tidligere gruppeledere, for å etablere en forståelse av faggruppenes rolle og posisjon i organisasjonens virksomhet – oppgavefordeling, relasjoner, kommunikasjon, samarbeid osv.

Evalueringsgruppen har vært:

• Tone Alm Andreassen, prosjektleder
• Beate Elvebakk
• Håvard Helland
• Rayad Sakyar
• Thea Knutsen Steinnes

Funn

Hovedfunn fra evalueringen er:

• Omorganiseringen var motivert av behovet for å fordele personalansvaret på flere og redusere lederspennet.
• Modellen er en tydelig matriseløsning: faggruppeledere har personalansvar, mens faglig ansvar for utdanning og forskning ligger hos programledere og forskningsgruppeledere på tvers av gruppene.
• Reorganiseringen har i hovedsak styrket personalledelsen, mens de horisontale linjene fikk mindre oppmerksomhet i prosessen.

En omorganisering for styrket personalledelse

• Faggruppeledernes arbeid domineres av personaloppgaver. Arbeidet beskrives som til dels akutt og uforutsigbart og vanskelig å kombinere med undervisning. Den faktiske arbeidsbyrden vurderes som høyere enn 50% stilling.
• Ansatte oppsøker i stor grad faggruppeleder i spørsmål om arbeidsmiljø, lønn, ferie, permisjoner osv. Mange mener organiseringen gir godt arbeidsmiljø, at de får informasjon og at leder er tilgjengelig. Samtidig er et klart mindretall uenig i at organiseringen gir god personalledelse og -oppfølging.

Faglig tilhørighet

• En stor andel opplever faggruppen som tematisk relevant og gir uttrykk for tilhørighet; mange mener også at gruppen bidrar til deres utvikling som undervisere. Det er imidlertid forskjeller mellom gruppene.
• Nesten halvparten mener det ikke er enkelt å bytte faggruppe.
• Nyansatte (med liten kjennskap til tidligere organisering) opplever i mindre grad at faggruppen er tematisk relevant og at det er enkelt å bytte.

Faggruppene som ressurs for undervisning og forskning

• Faggruppeleder er en sentral kontakt om undervisningsspørsmål, trolig grunnet bemanningsansvar.
• Faggruppenes betydning er mer uklar og generelt svakere når det gjelder forskning.
• Faggruppenes tilrettelegging for samarbeid på tvers oppleves som svak for både undervisning og forskning; særlig lavt for forskning.
• Ansatte er usikre på om organiseringen gir god utnyttelse av ressurser til undervisning og forskning.

• Tekstkommentarer peker på behov for å tydeliggjøre ansvarsdeling mellom instituttleder, faggruppeleder, programleder og forskningsleder, særlig om økonomiske og strategiske beslutninger.

Oppsummert om organisasjonsmodellen

• Struktur: Modellen leverte på hovedmålet om å fordele personalansvar. Likevel opplever et mindretall svak tematisk relevans og svak tilhørighet, og mange mener det er vanskelig å bytte grupper.
• Silo-effekter: De tydeligste negative vurderingene gjelder samarbeid på tvers av gruppene, både om undervisning og forskning. Noe silo-effekt er forventet i enhver inndeling, og instituttet har andre arenaer for tverrgående arbeid. Likevel indikerer funnene at de horisontale elementene bør styrkes.
• Lederkapasitet: 50% gruppeledelse fremstår utilstrekkelig. Administrativ støtte trekkes fram som avgjørende for å avlaste ledere i komplekst regel- og prosedyrelandskap og dermed frigjøre kapasitet.
• Spørsmål til videre diskusjon: Kan det være at gruppeinndelingen fra 2020 er mindre treffsikker for dagens fagprofil, gitt høy utviklingstakt i instituttets fagfelt? Er det en risiko for at manglende identifisering med faggruppens tema kan svekke både den enkeltes tilhørighet og gruppens tematiske konsistens?

•